假設有三個部門A B C
各自要管制許多共用文件的進出
比方說當1號文件進入A部門時，A部門紀錄攜入，該文件離開時記錄攜出，轉至B部門時B紀

錄進入B部門... 如此類推

希望做到用區域網路可以讓所有單位即時得到這些文件的狀態或修改....

由於規模很小
一開始是想用一份共同維護的excel檔來做
不過如此一來某一方在編輯時，其他所有人都沒有寫入該excel檔案的權限...

請問一下
1. 有沒有現成的程式可以做到類似這樣的管理?
2. 需要考慮建立資料庫嗎?
3. 如果我需要參考類似的資料，應該往哪方面去找?

還請不吝指教，謝謝..