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booger
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加入日期: Nov 2004
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文章: 45
想找一篇教人寫E-mail的文章

想找一篇教人寫E-mail的文章,
這篇文章是一個女性CEO的專欄寫的,
2000年左右的PC Home雜誌有刊登過中文版

可能是即時通訊軟體用多了,
學弟們寫e-mail很恐怖,
一個主旨可以討論10件事情,
收信匣都是一堆 Re:....
     
      
__________________
動怒不動氣(對不滿的事情表達不悅,但是不讓其過份影響個人情緒)
挑嘴不挑食(對飲食頗有想法但是有得吃就吃)
舊 2007-10-13, 02:09 PM #1
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booger離線中  
chlang
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加入日期: Dec 2001
文章: 1,747
我跟.... 也想看看如何正確的寫 e-mail.
 
舊 2007-10-13, 03:44 PM #2
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李麥客
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加入日期: Mar 2006
您的住址: 嘉義市全家便利商店
文章: 54
http://chinesewomentoday.com/career...inese.big5.html
http://blog.yam.com/pep/article/6153271
這兩篇不錯
不過我以前找到一篇更好的
可惜找不到了

不過我個人的經驗是
電子郵件介於正式書信與私人信籤之間
真的要教學生我想還是要先告訴他們
寧可正經八百也不要隨便去寫
舊 2007-10-13, 03:51 PM #3
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李麥客
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加入日期: Mar 2006
您的住址: 嘉義市全家便利商店
文章: 54
我找到了
這篇是我寫正式電子郵件的準則
建議大家參考

引用:

[轉貼文章]

商務電子郵件,如何寫得更好?  電子郵件修辭學:在別人的思考裡思考

資料來源:經理人月刊
更新日期:2006-08-29 記者:文及元

修辭學是撰寫商務電子郵件最困難的部分。如果用平常說話的語氣,很容易被視為無禮,這是因為眼見為憑,文字用看的比用聽更容易被放大檢驗。

因此,撰寫商務電郵前,不妨用以下3個動作暖身一下:

1. 想到此時是面對著對方,而不是面對鍵盤與螢幕,這樣可以讓語氣溫暖一點。但要記得,書寫時要比口語對話再稍微正式一點。
2. 設想對方看了你的信之後可能有的觀點,也就是要在別人的思考裡思考。
3. 了解對方和你一樣都是大忙人, 講重點即可。

多一點體貼,想辦法讓你的電郵,看起來簡短扼要,有親和力但不失禮。說明如下:

結構:第一段與最後一段是重點

電子郵件的撰寫,應該掌握由上而下的重點,也就是說,重點在最前面的第一段。如果信件很長,最好在結尾的部分,再度強調第一段的重點。

要求:主動說出你期待對方做的事情

當你想要收件者採取行動時,如果電郵的內容長,在信件的一開始,就說明你的要求。如果內容很短,不超過一個螢幕可以讀完的範圍,就直接在信件內容的結尾提出要求即可。

日期:日期與時間要明確

在電郵中提到的日期與時間,一定要具體,你說的下個月或是下周三到底是什麼時候?因此最好改成「下周三(如9月27日)」「下個月(如10月)」,時間也要明確,是上午還是下午?是以自己或對方的時區為準?以免雙方認知不同而產生誤會。

主題

如果一次要和對方討論的事情是不同的主題,建議分開不同的電郵傳送,也就是說,每封信的主題最好只有一個,這樣對方會比較好針對單純的主題加以回信。

回覆

如果你回覆對方的來信時,使用對方的主旨回覆,讓對方知道這是來自於你的回覆。此外,如果想要在主旨點出回覆的重點,可以在郵件本文內容裡寫上「回覆主旨:XXXXXX」讓對方知道這是回覆哪一封信。

風格

檢查自己寫的電郵時,試試看讀出聲音,對話式的寫作風格輕鬆但不失禮,而且也比較自然順暢。

語感

1. 採用主動的語氣。讓收信者知道,是誰應該來做這件事情。例如:
A.你對這件事情有什麼想法?
B.有誰可以提供意見給我?
看得出來嗎?A比B來得主動而明確。
2. 動詞比名詞更有力量。讓我們唸唸看以下兩句話:
C.讓我們做個計畫吧!
D.讓我們計畫這件事情。
在D句裡,「計畫」兩個字被用在動詞的表現,會比C句用在名詞有力量。

最後也是最重要的是,當你使用職場的電子郵件對外溝通,就應該謹守商業電子郵件的分寸,不要假公濟私,撰寫或傳送與職場毫無關係的內容,因為在某些你不知情的狀況之下,電郵會被保存在企業的公用硬碟或備份檔案中。
舊 2007-10-13, 03:54 PM #4
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booger
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加入日期: Nov 2004
您的住址: 丁丁科技大學
文章: 45
引用:
作者李麥客
我找到了
這篇是我寫正式電子郵件的準則
建議大家參考


謝啦,文章內容和你找到的這篇差不多


希望以後不要再收到這種信件:

主旨:Re:XXX文件已經裝訂完成
內容:

學長你有空嗎?

-----------------------------

主旨:Re:XXX文件已經裝訂完成
內容:

OO公司的XX說明會行程如下,
要參加的人請...

...
__________________
動怒不動氣(對不滿的事情表達不悅,但是不讓其過份影響個人情緒)
挑嘴不挑食(對飲食頗有想法但是有得吃就吃)
舊 2007-10-13, 04:12 PM #5
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李麥客
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加入日期: Mar 2006
您的住址: 嘉義市全家便利商店
文章: 54
引用:
作者booger
謝啦,文章內容和你找到的這篇差不多


希望以後不要再收到這種信件:

主旨:Re:XXX文件已經裝訂完成
內容:

學長你有空嗎?

-----------------------------

主旨:Re:XXX文件已經裝訂完成
內容:

OO公司的XX說明會行程如下,
要參加的人請...

...

我會直接請他下次改一下
不然會漏掉訊息云云...

再不改我就會唸了
舊 2007-10-13, 04:19 PM #6
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李麥客離線中  


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