出來工作也有一段時間了。我發現很多人用MS Office
做書面報告的方式蠻怪的。

一般的以文字為主的報告應該是像用Word編輯的、
有階層的標題、連續頁面的文件。可是很多人是用
PowerPoint、甚至於是Excel在做文字的書面報告。
可是這兩個不是分別適用於簡報與報表嗎？

我後來發現到很多人：
1. 根本不會排版
2. 沒有能力寫完整的文字敘述

因為不會排版，所以像PowerPoint這種一打開，
就已經有現成的版面格式的，感覺上會比較方便。
也幾乎不用管排版。因為每一頁都是獨立的，而且
版面都是一樣的只有分標題跟內容。

有的人在畫插圖的時候，不用專用的軟體來做，
而是用PowerPoint的畫圖功能來做。然後畫出一些
歪七扭八、令人看不懂的圖。

說到Excel，那就更妙了。有的人的報告裡明明就
沒有需要做計算分析的數據，但可能因為自己不會
用Word畫表格，所以就把表格內容放到Excel試算
表去。而且也把其他不屬於表格的文字或貼圖塞
進去，貼得東一塊西一塊的。當調整表格寬度高度
時，填在其他格子的內容也跟著移動，整個版面變得
很不自然。

有的人還會將試算表做得超大的，格子裡擠著又小
又密的文字。在看這檔案時，還要不時地左右捲動、
放大縮小。列印的時候還會被切成好幾頁。蠻累人的。

另外有一個大問題是，很多人根本不會對自己做的
東西，做完整的文字敘述，尤其是用英文。所以遇到
要交報告時，就用PowerPoint來做。因為PowerPoint
簡報檔裡的字型都很大、頁邊也有很多留白。所以只要
湊幾個字，再貼一堆圖，就可以擠出一篇好幾頁的報告。

很多工作都須要做資訊處理，需要有完整的文件。寫
報告算是基本的技能。把它練好，對自己有利無害。