不知道您學校是否可提撥出經費

如可以的話，可考慮MOSS(Microsoft Office SharePoint Server)

基本上您的需求都可達到

google一下，好像蠻多學校都有使用

台中市黎明國中
http://center.lmjh.tc.edu.tw/default.aspx

義守大學-線上文件管理平台
http://moss.isu.edu.tw/default.aspx