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所謂公文，就是專指處理公務的文書。

一、構成公文的要件[1]

（一）公文之實質要件。即文書的處理者，起碼有一方為機關。並且要有明確的目的。

（二）公文的形式要件。即必須要有負責的表示，時間的表示。並且要符合現行法定的格式。

（三）公文的程序要件。即必須依權責處理，並且依規定程序傳遞。

二、公文程式的類別

1.令：公布法律、任免、獎忝官員，總統、軍事機關、部隊發布命令時用之。
2.呈：對總統有所呈請或報告時用之。
3.咨：總統與國民大會、立法院，監察院公文往復時用之。
4.函：各機關間公文往復，或人民與機關間之申請與答覆時用之。
5.公告：各機關對公眾有所宣布時用之。
6.其他公文。

三、公文的行文系統

公文的行文系統依公文授受雙方的關係為準，可分為上行文、平行文、下行文等三種。

1.上行文

即下級機關向上級機關表達意思之文書。

2.平行文

即同級機關，相互表達意思之文書。

3.下行文

即上級機關對所屬下級機關所為意思表示之文書。

四、公文處理的程序[2]

1.收文：即將外來文件點收。

2.拆驗：即總收發人員在收到文件後拆封，檢視是否有缺件。

3.分文：即視來文內容，將公文送予適當單位簽辦。

4.擬辦：即承辦人接到單位收發送來文書後，簽具管理意見。

5.陳核：即承辦人員擬辦後，依文件性質，以公文夾送至主管人員核決。

6.批示：決定者對文書承辦人所簽具意見之決定或指示。

7.擬稿：承辦人根據批示或上級交辦，依性質需要，撰擬公文稿。

8.核稿：承辦人將稿件擬妥後，檢送至直屬主管初核，以及直屬主管之上級覆核。

9.判行：即決定公文稿可以繕發。

10.繕印：即將宮文稿打字或繕寫，使之成為正式公文。

11.校對：公文於繕印完後，由校對人員就款式、內容、標點符號核對與原稿是否無誤。

12.用印：即在校對無誤的公文上蓋單位印信及首長簽署。

13.發文：將文件發送出去。發送前，應詳加檢查核對。

14.歸檔：將批閱的收文或發文後之原稿保存於檔案室。

五、公文的結構

1.發文機關全銜及文別

2.發文機關地址及傳真號碼

3.受文者

4.管理資料

a.速別：最速件、速件、普通件。

b.密等及解密條件：絕對機密、極機密、機密、密。

c.發文日期

d.發文字號

e.附件

f.正本、副本

5.本文

6.範例：





六、常見的校內公文問題[3]

「簽」指的是為幕僚處理公務表達意見，以供上級了解案情並為決策之依據。因此學校內的公文屬於「簽」，要求的是格式體例力求一致。而對於學校外的公文則屬於「函」，用語遣辭必須符合規範。

學校內的公文，常被慣稱「簽呈」。其實，呈：按《公文程式條例》第二條之規定，｢呈：對總統有所呈請或報告時用之｣而只限於對總統專用。

因此，就實務考量來看，學校內部所撰之內部公文稱｢簽｣比較妥當。



（一）簽的撰寫要領及常見錯誤



簽為機關內部之屬員，就其主管業或承辦業務，向首長有所請示、建

議或報告用之。簽為上行文，故其用語比照｢上行函｣。簽通常分｢主旨｣、｢說明｣、｢擬辦｣三段；內容簡單者，亦得用二段完成。

｢主旨｣應扼要敘述，概括｢簽｣之整個目的與擬辦，不分項，一段完成。｢說明｣第一項通常寫依據，或說明案情之緣由、經過與有關法規。｢擬辦｣通常不分項，但意見較多時，應分項條列。｢擬辦｣為簽之重點，應提具體意見。署名位置宜在簽末後二行，後一行為其直屬主管簽章處，署名免加｢職｣字，後加簽文年月日，並書｢謹簽｣或｢謹陳｣經主管審核後依需要辦理會核，應仔細閱讀並列出來文重點，以利核決人員研判。

範例：






（二）函的撰寫要領及常見錯誤

公文稿面各欄位寫作要領：

1.全銜

全銜：即機關學校之全稱（例：本校全銜為「私立遠東技術學院」 ）

行文時發文單位及受文單位均應書寫全銜銜，不宜僅寫簡稱以學校而言，函應以學校名義為之，書函則可以一級單位（含系所）名義行文，但不適宜由二級單位（組）的名義行文全銜與首長職稱必須相對應：例如招生委員會即應配主任委員，即不可署為校長

2.上行文時的期望語，一般請上級機關或首長指示以便遵行，多用於一般行政事務請示之公文者，用「請 核示」。請上級機關鑒察、審核並指示，多用於自訂或是奉上級指示訂定計畫、辦法、執行要點，或陳報執行成果，請上級審核之公文者，用「請　鑒核」。請上級審核後保留以備日後查考之用者，用「請　核備」。此外，要提醒的是，對不相隸屬之上級機關發文，期望語用「請　察照」。

3.主旨寫作要領

主旨為全文精要，說明行文之目的與期望，應力求具體扼要，以不超過五、六十字為原則。而期望語不可重複，例如：例如：「請　貴單位派員協助指導，請查照並惠予公便。」應該改為「請派員協助指導」。此外，期望語上、平、下行函有別。例如：本校給教育部之上行函應寫「請　鑒核」，

給各公私立大專校院之平行函應寫「請　查照」。還有就是附送語上、平、下行函有別，例如：陳上級機關或長官者，應寫「檢陳」，常見有人誤用為「檢送」或「檢呈」。給平行機關或單位，應寫「檢送」，但卻誤用為「檢陳」。