1. 先搞清楚公文格式，函或是公告或是令。
2. 弄對相對關係。例如是警政署發文給縣市警察局或是縣市警察局發文給各分局。
，不過這種上對下的都差不多。
3. 再來就是作文囉，最好還是對相關領域有些概念。

簡略範例：警政署發文給縣市警察局請加強酒醉駕車

主旨：為改善交通安全、減少意外發生、降低傷亡人數，請加強酒醉駕車取締，請 查照。
說明：依據道路交通安全會報第xx次會議決議事項辦理。
辦法：請將酒醉駕車取締列入夜間執勤重點。
正本：台北市警察局、高雄縣警察局、各縣市警察局
副本：警政署